Osallistujarekisterin tietosuojaseloste

  • 1. Rekisterin pitäjä

Vaasan Selkäyhdistys ry (154932), Rauhankatu 28 as. 2, 65100 Vaasa

  • 2. Yhteyshenkilö

Liisa Nissinen (liisa@nissinen.eu) , puh. 050 361 7442.

  • 3. Rekisterin nimi

Vaasan Selkäyhdistys ry:n osallistujarekisteri

  • 4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tapahtumien toteuttamisen, tapahtumien kehittämisen, tapahtumista raportoinnin, laskutuksen, perinnän, arpajaisten ja muiden tapahtumiin ja toimintaan osallistumiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä.

  • 5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään yhdistyksen tapahtumiin ja muuhun toimintaan osallistuvien henkilötietoja. Rekisteriin kerätään tapahtumasta riippuen muun muassa seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot, laskutustiedot, syntymäaika, sukupuoli, erityisruokavaliotiedot ja mahdollisia muita tapahtumaan osallistumiseen tarvittavia tietoja.

  • 6. Säännönmukaiset tietolähteet

Yhdistyksen toimintaan liittyvät tapahtumaluonteiset tiedot hävitetään heti tapahtuman jälkeen, muista tiedoista säilytetään kirjanpitoon ja arkistointiin tarvittavat tiedot.

  • 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Selkäyhdistys ei säännönmukaisesti luovuta rekisterissä olevia tietoja ulkopuolisille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa esimerkiksi viranomaisille lakiin perustuvan vaatimuksen perusteella. Rekisterin tietoja käsittelevät tapahtumien järjestäjät. Tietoja luovutetaan anonymisoidusti Selkäliitolle toiminnan seurantaa ja raportointia varten. Majoitus- ja erityisruokavaliotiedot luovutetaan majoitus- ja ravintolapalveluiden tarjoajille.

  • 8. Tietojen luovutukset EU- ja ETA-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU-ja ETA-maiden ulkopuolelle.

Kaikkia kerättyjä tietoja käsitellään kansallisen lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Arkaluonteiset tiedot hävitetään heti tapahtuman jälkeen, muista tiedoista säilytetään kirjanpitoon ja arkistointiin tarvittavat tiedot.

  • 9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja säilytetään yhdistyksen jäsenasianhoitajan/tapahtumavastaavan ja liikuntavastaavan tiedostoissa. Tiedostot ovat tietokoneella salasanan takana ja tietokoneet on suojattu palomuurilla. Paperilomakkeilla kerätyt tiedot säilytetään omassa kansiossaan yhdistyksen toimistossa/tapahtumavastaavan kotona/liikuntavastaavan kotona.

  • 10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on oikeus tarkistaa, muokata ja pyytää poistettavaksi omia tietojaan. Tiedot näytetään vain kyseiselle henkilölle tai alaikäisten lasten kohdalla näiden huoltajalle. Pyytäjän henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen näyttämistä.

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan yhteyshenkilöön.